Pengertian dan Contoh Surat Permintaan Penawaran

Cara Membuat Surat Permintaan Penawaran Beserta Contohnya


Di dalam kegiatan niaga atau jual beli, surat memegang peranan yang sangat penting. Umumnya, hubungan yang terjadi diantara penjual dan pembeli dimulai dari adanya surat menyurat yang dibuat oleh calon pembeli, berupa surat permintaan penawaran. Meski bisa juga, si penjual yang lebih dulu memberikan surat penawaran pada pembeli.
Bagi mereka yang bergerak dalam hubungan tata niaga, mengetahui cara penulisa surat permintaan penawaran ini adalah hal penting. Untuk belajar mengenai surat permintaan penawaran dan contoh surat permintaan penawaran yang baik, dapat dipelajari dari keterangan berikut ini.

Pengertian surat permintaan penawaran
Pengertian dari surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual, yang isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang yang dibutuhkan atau ingin dibeli.

Selain melalui surat permintaan penawaran, sebetulnya permintaan keterangan mengenai barang – barang yang diinginkan tersebut juga dapat disampaikan melalui surat permintaan daftar harga, yang pada intinya, kedua jenis surat ini adalah sama.

Di dalam surat permintaan penawaran, calon pembeli perlu untuk menuliskan informasi apa saja yang dibutuhkan mengenai produk dan lain hal. Informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli umumnya meliputi daftar harga barang, syarat pembayaran, jumlah barang, kualitas, cara pemeliharaan, dan diskon yang bisa diberikan serta lain sebagainya.

Cara membuat surat permintaan penawaran
Sebelum memulai membuat surat permintaan penawaran, hendaknya disusun suatu perencanaan yang tepat dan sejelas – jelasnya. Perencanaan ini pun harus berisi informasi lengkap dan tidak ambigu agar penjual dapat menangkap dengan jelas apa yang diinginkan calon pembeli.

Cara membuat surat permintaan penawaran ini diawali dengan meninjau isi surat permintaan secara lengkap dan jelas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam surat permintaan penawaran, secara umum ialah :
a.       Jenis barang yang dibutuhkan
b.      Jumlah barang yang dibutuhkan
c.       Kualitas barang disertai contoh
d.      Potongan harga yang ada
e.       Syarat penyerahan dan pembayaran
Baca juga: Contoh Surat Pemberitahuan

Setelah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang hendak disampaikan, selanjutnya surat permintaan penawaran dapat segera disusun dengan berpedoman pada beberapa hal mengenai cara membuat surat permintaan penawaran yang baik, yakni :
a.       Mintalah keterangan yang rinci terkait barang – barang apa saja yang dibutuhkan.
b.      Nyatakan dengan jelas alasan – alasan yang mendorong Anda mengajukan surat permintaan penawaran tersebut.
c.       Bantulah pembaca dalam memberikan sesuatu yang Anda butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang dibutuhkan.
d.      Akhiri surat dengan kata – kata yang saling menguntungkan kedua belah pihak, semisal dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.

Seorang calon pembeli dapat juga membuat surat permintaan penawaran untuk disampaikan pada beberapa perusahaan sekaligus. Hal ini sah – sah saja mengingat kepentingan pembeli adalah untuk memperoleh penawaran harga yang paling menguntungkan.

Contoh surat permintaan penawaran

TOKO BIMA SAKTI
Jalan Seteran Nomor 111 Kota Semarang
Telp 027 666666, e-mail admin@bimasakti.com
--------------------------------------------------------------------------------------------------
No       : 22 / P / 9 / 15                                                             15 September 2015
Lamp   : -
Hal      : Permintaan Penawaran Lampu LED

C.V. Karya Harapan
Jalan Gajah Mada 888
Jakarta Pusat

Dengan Hormat,
Dari informasi yang kami peroleh dari Harian Sinar Harapan yang terbit tanggal 10 September 2015, kami mendapatkan informasi bahwa perusahaan Saudara mempunyai persediaan lampu LED buatan Perancis yang baik kualitasnya.
Menurut perhatian kami, lampu LED yang tersedia di perusahaan Saudara belum beredar di daerah Jawa Tengah dan sekitarnya. Oleh karena itu, kami bermaksud untuk meminta keterangan harga lampu LED. Apabila sekiranya harganya pantas, maka kami bermaksud untuk melakukan pembelian sekurang – kurangnya 100 produk setiap jenisnya. Sehubungan barang akan dijual kembali, kami ingin tahu beberapa hal yakni : apakah ada diskon tambahan; cara penyerahan barang; dan cara pembayaran.
Agar pesanan dapat segera kami lakukan, kami harap Saudara dapat segera memberikan jawaban. Terima kasih.

Hormat kami,
Toko Bima Sakti


Budi Arifin
Direktur

B/KS

Postingan terkait: