Sistem Kartu Kendali dalam Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar

Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Melalui Sistem Kartu Kendali


Sistem Kartu Kendali dalam Pengurusan Surat Masuk dan Surat KeluarPengelolaan surat masuk maupun surat keluar pada suatu lembaga atau instansi, perlu dilakukan dengan sistem yang tepat agar dapat memudahkan serta melancarkan kegiatan pada instansi atau lembaga tersebut. Salah satu sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang biasa digunakan adalah sistem kartu kendali.
Kartu kendali yang digunakan dalam proses pengurusan surat masuk dan surat keluar ini berupa kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm yang berisi kolom – kolom untuk mencatat keterangan – keterangan tertentu serta untuk mengendalikan surat.
Pembuatan kartu kendali ini digunakan dalam prosdur pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan sistem khusus yang disebut sebagai sistem kartu kendali.

Kolom Isian pada Kartu Kendali
Kartu kendali berisi kolom – kolom tertentu untuk diisi. Kolom isian dalam kartu kendali tersebut memiliki fungsi tertentu yang berkaitan dengan proses pengelolaan dokumen. Untuk lebih jelasnya, kolom – kolom dalam kartu kendali, terdiri dari:
-          Kolom indeks yang merupakan kolom yang kegunaannya untuk menulis kata tangkap sebagai petunjuk utama surat.
-          Kolom tanggal digunakan untuk mencantumkan nomor urutan surat
-          Kolom nomor surat yakni kolom yang isinya untuk mencatat nomor urutan surat
-          Kolom huruf M / K, untuk diisi huruf M jika surat yang diproses adalah surat masuk dan huruf  K jika surat yang diproses adalah surat keluar
-          Kolom kode adalah kolom untuk menulis kode klasifikasi arsip
-          Kolom isi ringkas kolom yang digunakan untuk ringkasan isi surat
-          Kolom lampiran adalah kolom yang digunakan untuk menuliskan keterangan mengenai jumlah dan jenis lampiran yang menyertai sebuah surat
-          Kolom ‘dari’ adalah kolom untuk mencatat dari mana asal surat tersebut
-          Kolom ‘kepada’ merupakan kolom yang digunakan untuk mencatat kepada siapa surat tersebut ditujukan
-          Kolom ‘tanggal’ digunakan untuk mencatat tanggal surat masuk atau surat keluar
-          Kolom nomor digunakan untuk mencatat nomor surat
-          Kolom pengolah berisi catatan pejabat pengolah
-          Kolom paraf adalah kolom tempat untuk paraf penerima surat
-          Kolom catatan yakni kolom untuk mencatat suatu keterangan lain yang dianggap perlu

Contoh lembar kartu kendali :


INDEKS
Tgl
No. Urut
M/K                Kode
Isi Ringkas
:
Lampiran
:
Dari
:
Kepada    :
Tanggal
:
No. Surat :
Pengolah
:

Catatan
:

Prosedur pengurusan surat masuk melalui sistem kartu kendali
Dalam surat masuk, terdapat beberapa pihak yang berperan dalam proses pengurusan surat melalui sistem kartu kendali. Dalam prosedur atau proses pengurusan surat masuk melalui sistem kartu kendali ini, terdapat beberapa pembagian tugas, meliputi :
a.       Penerima surat
Bertugas membubuhkan stempel tanggal dan waktu, saat surat diterima
b.      Pencatat surat
Bertugas untuk mengisi catatan pada kartu kendali yang terdiri dari 3 lembar kartu, yaitu warna merah kuning dan dan putih
c.       Pengarah / pengendali surat
Bertugas untuk menerima surat penting secara lengkap beserta dengan 3 lembar kartu kendali dari pencatat surat. Surat beserta kartu kendalinya (warna kuning dan merah) kemudian diteruskan pada unit pengolah, sedangkan kartu kendali putih disimpan oleh pengarah di dalam kotak kartu kendali.
d.      Unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari pimpinan unit pengolah, tata usaha serta pengolah surat / pelaksana, yang sesuai dengan disposisi dari pimpinan. Tugas tata usaha unit pengolah, yakni :
-          Menerima surat beserta kartu kendali (kartu kendali warna kuning dan merah / lembar II dan lembar III)
-          Membubuhkan paraf pada kartu kendali tersebut (pada 2 lembar kartu kendali). Kartu kendali kuning atau lembar II kemudian dikembalikan pada penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat)
-          Kartu kendali warna merah atau lembar III kemudian disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengolah. Surat yang sudah dilengkapi dengan lembar disposisi rangkap 2, lalu diserahkan pada pimpinan unit pengolah untuk diminta disposisi dari pimpinan

Prosedur pengurusan surat keluar melalui sistem kartu kendali
Dalam proses pengurusan surat keluar, terdapat prosedur khusus yang harus dilakukan jika menggunakan sistem kartu kendali. Prosedur pengurusan surat keluar melalui sistem kartu kendali, yakni :
a.       Unit pengolah
-          Unit pengolah bertugas menerima  dan mengisi kartu kendali (rangkap 3)
-          Kartu kendali merah atau lembar III ditinggal di tata usaha unit pengolah
-          Kartu kendali putih dan kuning atau pada lembar I dan lembar II, beserta dengan surat asli dan tembusan (bila ada) diserahkan kepada pencatat (unit kearsipan)
b.      Pencatat
-          Pencatat bertugas dalam meneliti kelengkapan surat serta dalam pengisisn kartu kendali
-          Memberikan stempel instansi sekaligus menyiapkan amplop
-          Untuk kartu kendali putih atau lembar I, disampaikan kepada pengarah untuk disimpan sehingga dapat berfungsi juga sebagai alat kontrol
-          Tembusan surat dicap tanggal pengiriman, lalu kartu kendali warna kuning atau lembar II yang telah diparaf dikembalikan pada unit pengolah
-          Kartu kendali kuning atau lembar II diserahkan pada penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat aslinya

Postingan terkait: