Cara Membuat Faktur atau Invoice dan Contoh Faktur

Memahami Pengertian dan Cara Membuat Faktur atau Invoice


Dalam surat menyurat niaga, ketika seorang pembeli hendak melakukan pemesanan barang dalam jumlah tertentu, maka mereka biasanya calon pembeli akan mengirimkan surat pesanan kepada penjual. Pihak penjual yang menerima surat pesanan tersebut, harus dapat segera memberikan respon atau kabar pada si pembeli mengenai kesanggupan atau kesediaannya untuk memenuhi pesanan tersebut.

Meski apabila si penjual tidak mampu menyediakan barang – barang yang dipesan oleh pembeli, atau hanya mampu memenuhi sebagiannya saja, pihak penjual tetap harus memberikan konfirmasi terhadap pesanan tersebut dengan cepat.

Konfirmasi yang cepat terhadap pesanan, penting untuk membuat calon pembeli merasa puas. Karena dengan cara ini, pembeli akan merasa bahwa pesanannya mendapatkan perhatian atau respon positif dari pihakpenjual.

Melaksanakan pesanan dengan baik, cepat dan teliti memang sudah menjadi kewajiban seorang penjual. Ini karena jika respon terhadap pesanan tidak baik, maka tentu dapat mengecewakan para pelanggan sehingga mereka tidak lagi mau melakukan pemesanan di lain waktu.

Jika pesanan sudah diterima dan sudah terjadi kesepakatan jual beli, maka penjual mesti segera mengirimkan barang sesuai pesanan dan kesepakatan. Dalam pengiriman barang ini, terdapat satu hal penting yang tak boleh dilewatkan, yakni faktur atau invoice. Pengertian faktur atau invoice adalah surat perhitungan tentang barang – barang yang dijual.

Faktur berisi tentang rincian banyaknya barang yang dikirim, harga masing – masing barang, potongan harga jika ada, serta harga faktur yang merupakan jumlah akhir dari perhitungan biaya atau harga yang dibayarkan oleh pembeli.

Pembuatan faktur atau invoice umumnya dibuat dalam rangkap 3 (tiga). Sebanyak 2 lembar faktur diserahkan untuk pembeli bersamaan saat penyerahan barang pesananpada pembeli, dan 1 lembar faktur lagi disimpan oleh pihak penjual sebagai arsip.

Faktur juga dapat dibuat secara sementara. Faktur sementara dibuat ketika barang pesanan yang dikirimkan dilakukan dalam beberapa tahap. Faktur sementara ini disebut dengan pro forma invoice. Namun, selanjutnya, jika seluruh barang – barang pesanan telah lengkap diterima, maka harus dibuatkan faktur yang sesungguhnya.

Cara membuat faktur atau invoice harus memperhatikan beberapa hal yang perlu dituliskan di dalamnya, yakni :

1.      identitas penjual,
2.      identitas pembeli,
3.      nomor faktur,
4.      tanggal pemesanan,
5.      rincian barang, banyaknya barang dan harga satuan,
6.      harga faktur
7.      kolom tanda tangan untuk penerima barang pesanan sesuai dalam faktur tersebut.

Postingan terkait: